I henhold til økonomiregelverket skal alle statlige virksomheter, inklusive departementene, rapportere om måloppnåelse internt og til overordnet myndighet. Hvert departement skal rapportere oppnådde resultater fra sitt ansvarsområde i budsjettproposisjonen. Denne rapporteringen bygger vanligvis dels på den ordinære rapporteringen fra underliggende virksomheter og dels på særskilt rapportering som hentes inn i forbindelse med skrivingen av Prop 1 S.

Styring og rapportering

Virksomhetenes årsrapport oversendes normalt departementet i løpet av første kvartal. Innenfor et mål- og resultatstyringssystem kan det synes opplagt at virksomhetenes rapportering, både internt, til overordnet myndighet og også ut til allmennheten, skal være i samsvar med mål, styringsparametere, resultatkrav og eventuelle rapporteringskrav. Dette er imidlertid ikke alltid tilfellet.

Det er en tett kobling mellom styring og rapportering. Det skal rapporteres på styringskravene stilt i tildelingsbrevet i årsrapporten fra virksomheten. God styring bygger på og er avhengig av god informasjon. Det er derfor vanlig å innhente og sammenstille informasjon i andre sammenhenger enn gjennom årsrapporten. Slik informasjon, innhentet fra virksomheten, fra Riksrevisjonen eller fra offentlig statistikk, danner et bakteppe for departementets kunnskap om virksomheten og kan brukes til justering av styringen, eller ny styring, i senere tildelingsbrev.

Det må imidlertid være en hovedregel at det klart fremgår av tildelingsbrevet hvilke rapporteringskrav som knyttes til det enkelte styringsparameter, og at det trekkes en tydelig linje mellom styringsinformasjon og departementets øvrige informasjonsbehov.

Behov for heldekkende informasjon

I en etatsstyringsrelasjon er det viktig at overordnet departement tenker igjennom sine informasjonsbehov og vurderer hvordan de ulike informasjonsbehovene best kan dekkes. Det er ikke sikkert det er hensiktsmessig at all informasjon hentes inn i form av rapporteringskrav til underliggende virksomhet. Styringsparametere og konkrete oppdrag i tildelingsbrevet skal rapporteres i årsrapporten. 

I henhold til økonomiregelverket skal styringen av underliggende virksomheter gjenspeile risiko og vesentlighet. Den rapporteringen som skjer i henhold til styringsparametere og resultatkrav, vil neppe gi et fullstendig og heldekkende bilde av underliggende virksomhets resultater. Rapporteringen vil nødvendigvis reflektere områdene som departementet har prioritert ut fra risiko- og vesentlighetshensyn.

Derfor vil departementet kunne ha behov for mer heldekkende informasjon for å vurdere sin styring ut fra risiko og vesentlighet. Dette kan være viktig som grunnlag for å kunne identifisere nye risikoområder, og for å finne styringsparametere som virker mest hensiktsmessig. Slike behov knyttet til mer helhetlig informasjon kan ivaretas på ulike måter. 

Det kan ivaretas gjennom krav til å gjøre statistikk tilgjengelig, gjerne i en database eller lignende. Det kan også ivaretas gjennom informasjon fra andre kilder, for eksempel hentet inn for andre formål (offentlig statistikk, forskningsrapporter, revisjonsrapporter fra Riksrevisjonen eller andre revisjonsmiljøer). Det kan også være informasjon som departementet bestiller særskilt, for eksempel i form av eksterne vurderinger og lignende. Bruk av evalueringer i styringsrelasjonen er nærmere diskutert i kapittel 6.

For at informasjon skal kunne gi et godt styringsgrunnlag må den ofte analyseres. Erfaringsmessig er rapporteringen av hva resultatene betyr eller hvorfor de er slik de er ofte ikke tilstrekkelig. Når tolkningen av et tall, et avvik eller en kvalitativ vurdering ikke er innlysende, bør det ledsages av en kort forklaring/analyse. Det gjelder også i forbindelse med avviksrapportering.